Zorg voor een onderbouwing

Als een werkgever een vaste vergoeding wil betalen aan medewerkers kan deze vergoeding onder bepaalde voorwaarden belastingvrij aan de werknemers worden uitbetaald. Soms is het betalen van een vaste vergoeding zelfs verplicht gesteld in CAO’s. Maar let op: de hoofdregel is dat iedere vergoeding die verband houdt met de dienstbetrekking een fiscaal belaste vergoeding is. Tenzij u als werkgever kunt aantonen dat de vergoeding wordt verstrekt voor kosten waarvoor een vergoeding fiscaal is vrijgesteld. Hierna geven wij een opsomming van de mogelijkheden om de vaste vergoeding belastingvrij te verstrekken.

1. Vrije ruimte

De meest eenvoudige manier om de vergoeding belastingvrij te verstrekken is de vergoeding aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Echter deze vrije ruimte is beperkt en wordt in de praktijk al snel gevuld met diverse andere personeelsvergoedingen en – verstrekkingen zoals bedrijfsuitjes en kerstpakketten. Voor 2022 bedraagt de vrije ruimte maar 1,7% van de totale loonsom van het bedrijf. Is de loonsom hoger dan 400.000 euro dan wordt de ruimte over het meerdere verder beperkt tot 1,18%  Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt de werkgever 80 procent eindheffing (belasting) over de overschrijding. Bovendien geldt als bijkomende voorwaarde dat het niet ongebruikelijk mag zijn dergelijke vergoedingen via de vrije ruimte (dus netto) te betalen: de gebruikelijkheidstoets.

Voor de gebruikelijkheidstoets hanteert de Belastingdienst in de praktijk het beleid dat hieraan wordt voldaan als maximaal € 2.400 per persoon per jaar als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen. Dat betekent dat een werknemer op deze manier € 200 per maand aan vaste vergoeding zou kunnen ontvangen zonder in strijd te komen met deze gebruikelijkheidstoets. Blijft deze vergoeding binnen de vrije ruimte dan is de vergoeding belastingvrij.

2. Gerichte vrijstelling

Wat meer uitvoerig, maar uiteindelijk wel fiscaal optimaler, is om gebruik te maken van een afzonderlijke vrijstelling. In de wet op de loonbelasting zijn vrijstellingen opgenomen. Voorbeelden van uitgaven die zich lenen voor een vaste vergoeding zijn bijvoorbeeld:

1. Kosten voor de auto van de zaak zoals parkeerkosten, kosten veerpont en tolwegen, lidmaatschap hulp onderweg, tankpas, onderhoud auto (autowassen, vloeistoffen).
2. Maaltijden (onder voorwaarden).
3. Uitgaven bij binnenlandse dienstreizen (zie hierna ***).
4. Kosten voor ontvangen klanten in privéwoning werknemer.
5. Representatiekosten (zowel interne als externe).
6. Geschenken zakelijke relaties.
7. Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur alsmede simkaarten, dongels, kosten internet (thuis), telefonie en software.
8. Wassen werkkleding.
9. Vakliteratuur, inschrijvingskosten beroepsregister en outplacement (studiekosten vallen ook onder deze categorie, maar deze worden meestal vergoed op declaratiebasis).

*** In de CAO voor het Rijk regelen de paragrafen 10.2 en 10.3 de vergoedingen voor ambtenaren op dienstreis. De verblijfkostenvergoedingen zijn tot bepaalde bedragen gericht vrijgesteld. U kunt dezelfde bedragen toepassen voor werknemers die wat hun uitgaven betreft vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis. Voor binnenlandse dienstreizen kunt u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten gericht vrijgesteld vergoeden aan uw werknemer: • kleine uitgaven overdag: € 5,03 • kleine uitgaven ’s avonds: € 10,07 • een ontbijt: € 11,27 • een lunch: € 10,19 • een avondmaaltijd: € 25,59 • logies: € 114,12

Voor een volledig overzicht van de vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen verwijzen wij u naar paragraaf 22 en 23 van het handboek loonheffingen.

Als aan de voorwaarden van zo’n gerichte vrijstelling wordt voldaan, kan de werkgever dergelijke kosten belastingvrij betalen (al dan niet via een vaste maandelijkse vergoeding) en gaat zo’n vergoeding verder ook niet ten koste van de vrije ruimte van de WKR. Hierbij is het belangrijk dat aantoonbaar is dat de kosten gemaakt zijn.

Kostenonderzoek vooraf

Als een werkgever talloze losse declaraties wil voorkomen, kan de werkgever ook een vast bedrag vergoeden, bijvoorbeeld per gewerkte dag of per week of maand.

In de Wet op de loonbelasting is bepaald dat zo’n vaste kostenvergoeding mogelijk is onder de voorwaarde dat voorafgaand aan de betaling, een onderzoek heeft plaatsgevonden naar de werkelijk gemaakte kosten. Er gelden geen harde eisen waaraan zo’n onderzoek moet voldoen, maar een onderzoek van drie maanden wordt als uitgangspunt genomen.

Werknemers bewaren gedurende die periode bonnetjes en dergelijke van hun uitgaven, die dienen als onderbouwing van de vaste vergoeding. Het is verder ook belangrijk dat de vaste vergoeding gespecificeerd is naar aard (welke kosten) en hoogte (welke bedragen) en in de administratie aanwijst als eindheffingsloon. Met het uitvoeren van een dergelijk kostenonderzoek is het mogelijk is om een belastingvrije vergoeding te betalen.

Voorbeeld

Uit een kostenonderzoek van 3 maanden onder buitendienstwerknemers van een verkooporganisatie blijken deze werknemers de volgende kosten te maken (per persoon en per periode):

De werkgever kan met deze gegevens een vaste vergoeding geven die hij tot een bedrag van € 49 moet specificeren. Dit betreft € 33 voor intermediaire kosten (parkeren en externe representatie) en € 16 kosten waarvoor een gerichte vrijstelling geldt (consumpties onderweg; gerichte vrijstelling voor kosten van tijdelijk verblijf). Voor zover hij een hogere vergoeding geeft dan € 49 (bijvoorbeeld € 7 extra) kan hij het meerdere aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Dat deel van de vaste vergoeding komt ten laste van de beschikbare vrije ruimte. Als er geen ruimte meer beschikbaar is betaalt de werkgever 80 procent belasting over de extra vergoeding.

Vaste vergoeding volgens cao

In cao’s staan vaak ook vaste vergoedingen waarop de werknemers recht hebben. Dit betekent niet dat daarmee de vergoeding automatisch belastingvrij kan worden betaald. Ook voor zulke cao-vergoedingen is een fiscaal correcte onderbouwing nodig.

Deel dit artikel