BTW over doorbelaste onkosten

29 mei 2017

Hoe het wel MOET 

In de praktijk ontvangen wij regelmatig de vraag of bij het doorbelasten van (on)kosten aan een opdrachtgever wel of geen BTW berekend moet worden en BTW tarief van toepassing is. De praktijk leert dat het niet altijd duidelijk is hoe de BTW-heffing over deze doorbelasting dient te verlopen. Wij zetten de regels voor u op een rijtje.

Hoofdregel: over doorbelaste (on)kosten altijd BTW in rekening brengen
De hoofdregel is dat u over doorbelaste kosten altijd BTW moet berekenen aan uw opdrachtgever. De wet bepaalt namelijk dat deze kosten onderdeel uitmaken van de door u geleverde prestatie. Bovenstaande regel geldt ongeacht of er BTW zit in de kosten die u doorbelast. Dus ook als u bijvoorbeeld de kosten van vliegtickets doorbelast moet u daarover BTW berekenen.

Tip: als uw opdrachtgever de door u gefactureerde BTW niet terug kan vragen, werkt de BTW over de doorbelaste kosten dus belastingverzwarend voor uw opdrachtgever. In dat geval zou het voor uw opdrachtgever goedkoper zijn om deze kosten zelf rechtstreeks te betalen.

Enkele voorbeelden van veel gemaakte fouten

  • u berekent BTW over uw dienstverlening, met het percentage dat geldt voor uw diensten. U brengt GEEN BTW over doorbelaste onkosten in rekening. Dit laatste is onjuist. U moet over de doorbelaste onkosten hetzelfde BTW tarief berekenen als over uw diensten;
  • u berekent de BTW correct over uw diensten. U berekent de BTW over doorbelaste onkosten met hetzelfde oorspronkelijke percentage op de onkosten, bijvoorbeeld 6% over eten en drinken. Dit laatste is onjuist. U moet over de doorbelaste onkosten hetzelfde BTW tarief berekenen als over uw diensten;
  • u berekent de BTW correct over uw diensten. U berekent de BTW over doorbelaste onkosten eveneens met hetzelfde percentage als uw diensten. Fiscaal is dit dus 100% in orde. Echter, u berekent de BTW door over de doorbelaste onkosten over de onkosten inclusief de oorspronkelijke BTW. Dit is onjuist. Zo brengt u de opdrachtgever te veel in rekening. U krijgt de oorspronkelijke BTW op de onkosten normaliter immers terug van de Belastingdienst. Krijgt u de BTW op de kosten zelf ook niet terug, dan zijn de kosten inclusief BTW voor u ook gewoon kosten en dan moet u de kosten wel doorbelasten inclusief de oorspronkelijke BTW anders doet u uzelf tekort.

Let op: stuur nooit de originele bonnen van de doorbelaste kosten mee met de factuur voor uw opdrachtgever. Daardoor kunt u bij een belastingcontrole in de problemen komen, omdat u uw zakelijke kosten en teruggevraagde BTW niet goed kunt verantwoorden.

BTW over doorbelaste onkosten correct verwerken

Om nare verrassingen te voorkomen kunt u de doorbelaste onkosten het beste als volgt boeken: De onkosten die u gaat doorbelasten zijn voor u gewone zakelijke uitgaven. U boekt de kosten in, bewaart de factuur in uw administratie en vraagt de betaalde BTW over doorbelaste onkosten terug aan de Belastingdienst. Kunt u de BTW op deze kosten niet terugvragen, denk bijvoorbeeld aan eten en drinken, dan zet u deze kosten inclusief BTW (dus voor het totaalbedrag van de factuur) op uw factuur. Over het geheel van de gefactureerde bedragen, bestaande uit de kosten voor uw dienstverlening én de door te belasten kosten, berekent u het BTW-tarief dat geldt voor uw dienstverlening, meestal is dit 21%. De originele bonnen of facturen blijven in uw administratie, u stuurt kopieën mee met uw originele factuur.

 Doorlopende posten uitgezonderd van BTW-heffing
Op de hoofdregel dat op doorbelaste kosten BTW in rekening moet worden gebracht, geldt een uitzondering voor zogenaamde doorlopende posten. Dit zijn kosten die u niet op eigen naam, maar wel voor rekening van een afnemer maakt en worden doorlopende posten genoemd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de legeskosten die een aannemer betaalt voor de omgevingsvergunning van zijn opdrachtgever. De volgende kosten zijn in ieder geval doorlopende posten:

  • rechten bij invoer en andere belastingen die u op eigen naam en voor rekening van uw afnemer betaalt;
  • toeristenbelasting die u per bezoeker en overnachting afzonderlijk in rekening brengt;
  • leges voor de inschrijving en de tenaamstelling in het kentekenregister die u als leverancier van een voertuig doorberekent aan de afnemer;
  • assurantiekosten die u als leverancier of dienstverlener aan een andere ondernemer moet betalen, voor zover deze kosten afzonderlijk in rekening zijn gebracht;
  • kosten van het CBR die rijschoolhouders doorberekenen aan hun leerlingen;
  • overdrachtsbelasting die namens de opdrachtgever wordt betaald;
  • griffierechten.

Om bovenstaande kosten vrij van BTW door te belasten moet u deze wel apart op uw factuur vermelden en mag u hier geen winstopslag op zetten.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws