Fiets en de werkkostenregeling

29 januari 2018

Fietsen kun je leren, de werkkostenregeling went nooit

Sinds 2015 is de aparte fietsregeling in de loonbelasting komen te vervallen. De fiets valt per 1 januari 2015 verplicht onder de nieuwe – vaak minder gunstige – werkkostenregeling (WKR). Onder de WKR geldt voor de fiets geen specifieke gerichte vrijstelling. Dit betekent dat er bij de verstrekking, vergoeding of ter beschikkingstelling van een fiets sprake is van loon.

Onderscheid moet er nog wel gemaakt worden in:

  1. de werkgever geeft een vergoeding aan de werknemer om een fiets te kopen óf de werkgever koopt de fiets en draagt deze fiets in eigendom over aan de werknemer;

en de situatie dat

  1. de werkgever koopt de fiets, draagt deze fiets niet in eigendom over aan de werknemer, de werknemer moet de fiets gebruiken voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers en mag de fiets gebruiken voor privé gebruik.

Ad. 1

De fiets vormt loon voor de werknemer. De werkgever heeft dan de keuze:

  • de vergoeding / verstrekking aanmerken als loon voor de werkenemer. De werkgever moet hierop loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden. Ook telt dit loon mee voor de premies werknemersverzekeringen en voor de werkgeversheffing Zvw;

óf

  • de vergoeding voor of verstrekking van de fiets aanwijzen als eindheffingsloon. Dan kan het loon worden ondergebracht in de vrije ruimte.

 Let op: voor zover het totale eindheffingsloon dat de werkgever heeft aangewezen de vrije ruimte overstijgt (zie hierna), is de werkgever daarover 80% eindheffing verschuldigd.

De waarde van de verstrekking is de factuurprijs (incl. BTW) van de fiets die een derde aan de werkgever in rekening heeft gebracht. Is er geen factuur, dan geldt de waarde in het economisch verkeer.

De werkgever mag in deze situatie wel een onbelaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer en zakelijke kilometers. Als de vergoeding beperkt blijft tot 19 cent per kilometer is de vergoeding onbelast. Bedraagt de vergoeding meer, dan kan eventueel het meerdere weer ondergebracht worden in de vrije ruimte.

Alternatief

Bij een vergoeding of verstrekking van een fiets is de waarde loon of valt de waarde in de grote vergaarbak van de vrije ruimte. De fiets moet dus sinds 2015 concurreren met het fitnessabonnement, het kerstpakket en de personeelsuitjes en – feestjes etc. Bij een gemiddeld bedrijf is deze vrije ruimte snel gevuld door deze ‘extraatjes’ (zie ook kopje ‘vrije ruimte’).

Het is echter nog steeds mogelijk om een werknemer belastingvrij 19 cent per kilometer (woon-werkverkeer en zakelijke kilometers) te vergoeden. Daarnaast is het ook mogelijk om de werknemer een renteloze lening te verstrekken voor de aanschaf van de fiets. Het rentevoordeel dat de werknemer heeft wordt namelijk niet belast als loon en hoeft ook niet in de vrije ruimte ondergebracht te worden. Een combinatie van deze twee opties kan een interessant alternatief zijn.

Voorbeeld

Uw werknemer woont op 10 kilometer van zijn werk, per week fietst hij dus 20 kilometer per dag, stel 200 dagen per jaar dat is dan ruim 4.000 kilometer. De belastingvrije vergoeding bedraagt in dit voorbeeld 760 euro per jaar. Als de werknemer een fiets van 1.500 euro koopt via een renteloze lening van de werkgever dan kan hij/zij de fiets binnen 2 jaar volledig aflossen. En … gezond en lekker op de fiets naar het werk komen.

Ad. 2

De werkgever mag een fiets aan zijn werknemer ter beschikking stellen. De werkgever blijft eigenaar van de fiets. In die situatie is sprake van ‘vervoer vanwege de werkgever’, ofwel ‘de fiets van de zaak’. Het maakt niet uit of het een elektrische of niet-elektrische fiets is.

Als de fiets ook voor privé doeleinden gebruikt mag worden, wat in redelijkheid altijd wel het geval zal zijn, heeft de werknemer ook in privé voordeel van de fiets. Dit ‘privégebruik’ is belast met loonbelasting. Je kunt dus een ‘fiets van de zaak’ een beetje vergelijken met een ‘auto van de zaak’ met dit verschil dat bij het bepalen van de waarde van het privégebruik voor de auto een forfaitaire regeling is vastgesteld in de wet en voor de fiets is die regeling er niet.

Hoe kunnen we dan toch de waarde van het privégebruik van de fiets vaststellen? Dat is heel lastig. En hoe is het te controleren? Dat is nog lastiger. Het privégebruik voor een fiets moet berekend worden op basis van de werkelijke kilometerprijs van de fiets maal het aantal privékilometers. De kilometers zijn alleen te bepalen als een fiets ook een kilometerteller heeft en dat is niet altijd het geval. Daarnaast zal er aan de hand van een kilometerregistratie vastgesteld moeten worden hoeveel kilometer er privé met de fiets wordt gereden. Voor het vaststellen van een kilometerprijs moet er vervolgens  gekeken worden naar de aanschafkosten, de onderhoudskosten, stroom (bij een elektrische fiets) en verzekering. Dat is dus nogal een gedoe en hoe moet je dit als werkgever controleren? U kunt zich voorstellen dat veel werkgevers geen zin hebben in deze poespas en discussie met werknemers. De vraag is dus of u daar aan moet beginnen?

De waarde van het (eenmaal berekende) privégebruik dat belast wordt met loonbelasting mag u overigens wel aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte.

Bij een ter beschikking gestelde fiets is het verder niet meer toegestaan om een belastingvrije vergoeding te geven voor woon-werkverkeer en de zakelijke kilometers, er is namelijk sprake van vervoer vanwege de werkgever.

Vrije ruimte werkkostenregeling

Als het verstrekken of vergoeden van fiets wordt aangemerkt als loon kan de werkgever er voor kiezen om de vergoeding of verstrekking aan te wijzen als eindheffingsloon en onder te brengen in de vrije ruimte van de WKR. De vrije ruimte bedraagt maximaal 1,2% van de fiscale loonsom van alle werknemers (kolom 14 van de loonstaat). Over het totaal aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers die ondergebracht worden in de vrije ruimte hoeft dus geen loonheffing afgedragen te worden.

Let op: de waarde van een verstrekking is gelijk aan het factuurbedrag van de leverancier van de fiets inclusief BTW.

Wordt er in één jaar in verband met vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers meer eindheffingsloon aangewezen dan de vrije ruimte toestaat, dan is de werkgever over ‘de overschrijding’ 80% loonheffing verschuldigd. De vergoeding of verstrekking van een fiets moet dus concurreren met het fitnessabonnement, het kerstpakket en de bedrijfsfeestjes en -uitjes, etc. Bij een gemiddeld bedrijf is deze vrije ruimte snel gevuld door deze ‘extraatjes’ waardoor werkgever over ‘de fiets’ uiteindelijk 80% eindheffing is verschuldigd.

Het beslag op de vrije ruimte kan de werkgever nog verlagen door de medewerker een eigen bijdrage te laten betalen uit hun nettoloon.

Cafetariasysteem

Voorheen mochten medewerkers de kosten van de fiets onder bepaalde voorwaarden betalen door een inhouding op hun bruto loon. Zo werd als het ware een stukje brutoloon netto gemaakt. Sinds de invoering van de WKR is dat nog steeds mogelijk, alleen is het de vraag of het nog steeds om ‘bruto wordt netto’ gaat. Dat is namelijk alleen maar het geval als de vergoeding of verstrekking is vrijgesteld of in de vrije ruimte kan worden ondergebracht. Anders is de werkgever gewoon 80% eindheffing verschuldigd over de vergoeding of verstrekking.

U mag voor de fietsregeling gebruikmaken van een cafetariaregeling. De werknemer kan voor een deel van het (fiscaal belast) loon kiezen hoe hij dit geniet (keuzeloon). Het keuzeloon is dus geen gegarandeerd (vast) loon, omdat u pas aan het eind van het jaar weet waarvoor de werknemer het heeft gebruikt. Vaak worden bonussen, winstuitkeringen, 13e maand e.d. aangewezen als keuzeloon, maar ook loonsverhogingen of de waarde van bovenwettelijke vakantiedagen worden vaak gebruikt als keuzeloon.

Voor de werknemer heeft een cafetariaregeling 2 voordelen:

  • Hij kan de arbeidsvoorwaarden beter afstemmen op zijn persoonlijke behoeften.
  • Hij kan beter gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden.

Maakt een werknemer gebruik van een cafetariaregeling, dan wijzigt zijn bruto beloning. Deze wijziging moet u vastleggen in de arbeidsovereenkomst of een aanvulling daarop. Een nadeel kan dan zijn dat uitkeringen en verstrekkingen waarvan de hoogte wordt bepaald door het loon in geld, lager worden. Bijvoorbeeld vakantiegeld en pensioen maar ook uitkeringen in het kader van de WW en ziekte.

Let op dat u niet in strijd handelt met een cao als die van toepassing is.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws