Personeel, uitzendkrachten, zzp’ers, relaties, ieder zijn eigen fiscale regeltjes

De laatste nieuwsbrief van het jaar staat in het teken van de fiscale behandeling van geschenken rond de feestdagen. Hoe moeten de geschenken aan personeel, uitzendkrachten, ingehuurde zzp’ers en relaties dit jaar in de administratie worden verwerkt en met welke fiscale verplichtingen? Wij zetten het voor u op een rijtje.

Werknemers

Loonheffingen

Een kerstpakket wordt gezien als loon in natura voor de werknemer. De waarde van het kerstpakket is dus ook belast met loonheffingen. U mag in uw administratie het kerstpakket aanwijzen als eindheffingsloon. U moet dan over de waarde van het pakket inclusief btw 80% loonheffing afdragen.

Hierop bestaat één uitzondering. Iedere werkgever heeft jaarlijks een vrije ruimte in de loonheffingen van maximaal 1,2% van de fiscale loonsom van zijn medewerkers. Deze vrije ruimte wordt gevuld gedurende het kalenderjaar met alle niet vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan zijn personeel. Voorwaarde is wel dat de werkgever op het moment dat deze vergoedingen en verstrekkingen plaatsvinden, in zijn administratie deze uitgaven aanmerkt als eindheffingsloon. Het gaat hierbij dus niet alleen om het kerstpakket maar ook om bijvoorbeeld geschenken bij andere feestdagen, bedrijfsuitjes, uitgaven voor sport en ontspanning etc. Blijven de totale vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte dan hoeft u als werkgever geen loonheffingen af te dragen over het kerstpakket. Past het kerstpakket niet meer (geheel) in de vrije ruimte dan bent u over het deel dat niet in de vrije ruimte past 80% loonheffing verschuldigd.

Omzetbelasting

Als u voor de btw belaste prestaties verricht mag u de btw over de inkoopkosten van de kerstpakketten volledig terugvragen. Zolang de totale kosten van de verstrekkingen zoals bedrijfsuitjes, kantinevoorzieningen, geschenken per werknemer niet meer dan € 227 exclusief btw per jaar bedragen, blijft een correctie op de teruggevorderde btw achterwege. Wordt de drempel van € 227 overschrijden, dan moet u de teruggevraagde btw op de vergoedingen en verstrekkingen (gedeeltelijk) terugbetalen aan de Belastingdienst. Dit wordt de BUA correctie genoemd en deze correctie dient uiterlijk in de laatste aangifte omzetbelasting van het jaar te worden aangegeven. Wanneer niet iedere werknemer gedurende het jaar hetzelfde bedrag aan verstrekkingen heeft ontvangen, zal ook de BUA voor iedere werknemer apart moeten worden beoordeeld.

Ingehuurd personeel

Uitzendkrachten vallen niet onder ‘het’ personeel van de ondernemer. Verstrekt u aan uitzendkrachten of vergelijkbare ingehuurde krachten een kerstpakket dan wordt deze verstrekking niet hetzelfde behandeld als bij ‘uw’ werknemers. Hoe het kerstpakket aan uitzendkrachten dan wordt behandeld leest u hierna onder het kopje ‘relaties’.

Relaties

Loonheffingen

Hoofdregel is dat uw relatie in beginsel zelf belasting is verschuldigd over het ontvangen kerstpakket of geschenk. Het begrip relatie moet u ruim opvatten. Hieronder vallen niet alleen (potentiële) zakelijke klanten maar in beginsel iedere opdrachtgever en opdrachtnemer waar u zaken mee doet. Daaronder vallen dus ook zzp’ers, uitzendkrachten of ‘pay-rollers’ die u inhuurt. U kunt er dan voor kiezen, om uw relatie de belastingheffing te besparen, om zelf als eindheffing loonheffingen over het geschenk te betalen. Voor geschenken en/of kerstpakketten tot € 136 inclusief btw is er sprake van een eindheffing van 45%. Voor geschenken en/of kerstpakketten tot € 272 inclusief btw is er sprake van een eindheffing van 75%. Deze eindheffingen zijn kosten die vervolgens weer aftrekbaar zijn in de inkomsten- of vennootschapsbelasting. Is het kerstpakket of geschenk duurder dan € 272 inclusief btw, dan kunt u de eindheffing niet voor eigen rekening nemen. De ontvanger zal dan zelf belasting moeten betalen over de waarde van het ontvangen pakket of geschenk.

Omzetbelasting

Ook bij relaties geldt dat als het geschenk niet meer bedraagt dan het genoemde drempelbedrag van € 227 exclusief btw per jaar, er geen correctie op de teruggevorderde omzetbelasting plaats hoeft te vinden. Bij relatie moet ook, net als bij het personeel, rekening gehouden worden met eerder in het jaar gegeven relatievoordelen, zoals bijvoorbeeld concerttickets of een dagje golfen. Wanneer u pakketten en/of geschenken aan relaties geeft die boven de drempel uitkomen, mag u de btw alleen verrekenen als de ontvangende partij minimaal 30% van de btw zou kunnen verrekenen als hij het pakket zelf zou hebben aangeschaft. Uitzendkrachten zijn zelf geen btw ondernemer dus de btw op een aan hun verstrekt kerstpakket is niet terug te vorderen. Ook voor de verstrekte kerstpakketten aan andere ingehuurde krachten zult u moeten toetsen of deze ingehuurde krachten zelf btw ondernemer zijn. Is dat niet het geval, dan kunt u de btw op een aan hun verstrekt kerstpakket niet terugvorderen.

Kerstpakket wordt nieuwjaarspakket

Als uw organisatie in 2018 al aardig wat vergoedingen en verstrekkingen in de 1,2% vrije ruimte heeft ondergebracht kan het aantrekkelijk zijn om in plaats van een kerstpakket een nieuwjaarsgeschenk uit te delen. Het moment waarop de werknemers hun pakket ontvangen, bepaalt namelijk het tijdvak waarin het in de loonaangifte opgenomen moet worden. Door het uitreiken van het pakket over de jaarwisseling heen te tillen, kan het feestelijke geschenk in de vrije ruimte van 2019 ondergebracht worden. De werkgever vermijdt zo 80% eindheffing over de overschrijding van de vrije ruimte van 2018.

Deel dit artikel