Jaarafsluiting administratie en jaarstukken

9 januari 2017

To do list voor effectieve aanlevering gegevens voor de accountant

Het jaar 2016 zit er op, welkom 2017. De laatste werkzaamheden over 2016 worden wellicht nog gefactureerd, de laatste aangiften omzetbelasting en loonbelasting worden nog ingediend in januari en dan kan ook de administratie 2016 afgesloten worden en kunnen de voorbereidingen beginnen voor de accountant die de jaarrekening en aangiften over 2016 kan gaan samenstellen.

In dit artikel worden een aantal tips en aandachtspunten behandeld om de aanlevering zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Hoe efficiënter u de gegevens aanlevert, hoe minder tijd het ons kost voor het verwerken van die gegevens, waardoor er meer tijd en budget overblijft om toegevoegde waarde te leveren met o.a. bedrijfseconomisch en fiscaal advies naar aanleiding van de cijfers.

Aan het einde van dit artikel vindt u een volledige lijst met gegevens die wij graag ontvangen. Voor een aantal aan te leveren gegevens vragen wij uw speciale aandacht.

Digitale bankafschriften en jaaroverzichten

Banken verstrekken steeds minder vaak bankafschriften en jaaroverzichten op papier. Alle bankgegevens zijn digitaal beschikbaar. Het nadeel van de digitale gegevens bij banken is dat ze na een bepaalde tijd niet meer (kosteloos) te downloaden zijn. U doet er daarom verstandig aan om nu al alle bankafschriften over 2016 te downloaden en op uw PC op te slaan. Denk daarbij aan zowel de afschriften van uw zakelijke als privé rekeningen, zowel van uzelf, van uw partner als van uw minderjarige kinderen en van alle rekeningen, betaal-, spaar- en beleggingsrekeningen. Over een paar weken zijn de meeste banken ook zo ver dat de jaaroverzichten over 2016 digitaal beschikbaar zijn, dus niet vergeten om deze ook nog even te downloaden.

Facturen en bewaarplicht

Papieren facturen mag u digitaal opslaan en bewaren. Daarvoor gelden wel strenge regels. De Belastingdienst heeft in een uitgebreide brochure beschreven aan welke eisen uw geautomatiseerde administratie en bewaarplicht moet voldoen. Zorgt u er in ieder geval voor dat u alle digitale facturen heeft gedownload en opgeslagen heeft op een toegankelijke locatie op uw PC. Het kost in het algemeen veel energie om deze facturen later nog ‘boven water’ te krijgen. De brochure van de Belastingdienst vindt u door op deze link te klikken. Maar vergeet ook niet om diverse digitale facturen die u privé heeft betaald en alsnog aan de zaak wenst te declareren te downloaden en te bewaren. Zo kunt u denken aan facturen voor telefoon- en internetkosten, autokosten of energienota’s voor de werkkamer.

De bewaartermijn voor bijna alle administratieve gegevens is 7 jaar. Dus de gegevens over de jaren tot en met 2009 kunt u vernietigen. Gegevens die betrekking hebben op de bouw of verbouw van onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren.

Werkkostenregeling

In de werkkostenregeling kunt u in 2016 (en ook 2017) maximaal 1,2% van uw totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing. Daarnaast kunt u bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen, Nihil waarderingen of Intermediaire kosten. Uw administratie moet zo ingericht zijn dat u een goed overzicht krijgt hoe uw personeelskosten uit gaan pakken bij de Werkkostenregeling. Uit uw administratie moet blijken welke vergoedingen vallen onder de categorieën vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen, intermediaire kosten en overige posten buiten de vrije ruimte (loon). Zorg dat vergoedingen en verstrekkingen aan personeel aangewezen worden in een van de categorieën om gebruik te kunnen maken van vrijstellingen of nihil waarderingen.

Lijst aan te leveren gegevens jaarstukken en aangiften  

Aan welke gegevens moet u bijvoorbeeld denken bij het aanleveren van de administratie:

  • alle investeringsnota’s;
  • de voorraadlijst met totaaltelling en specificatie aantal artikelen x prijs inclusief toelichting eventuele incourantheid;
  • openstaande debiteuren en crediteuren inclusief toelichting over eventueel oninbare vorderingen en niet betaalde posten. Denk ook aan de facturen die u weliswaar in 2017 pas factureert, maar zien op werkzaamheden 2016;
  • onderhanden werk inclusief specificatie;
  • alle financiële jaaroverzichten van de banken sluitend met het saldo van het grootboek;
  • kassaldo bevestiging per jaar ultimo;
  • alle BTW-aangiften, denkt u ook aan aangifte privé gebruik in laatste aangifte van het jaar;
  • alle loonadministratiegegevens (verzamelloonstaat / loonjournaalposten / overzicht aangiften loonheffing inclusief WKR berekening 2015) indien de loonadministratie extern is uitbesteed;
  • alle nieuw afgesloten meerjarige contracten (huurovereenkomst / lening overeenkomst / leasecontracten etc.);
  • alle relevante correspondentie met de fiscus.

Aan welke gegevens moet u denken voor het aanleveren van gegevens voor de aangiften inkomstenbelasting:

  • jaaroverzichten van lonen, pensioenen, AOW, verzekeringsuitkeringen en overige bijverdiensten;
  • jaaroverzichten, zowel van uzelf, van uw partner als van uw minderjarige kinderen, van alle privé bankrekeningen zowel betaal-, spaar- als beleggingsrekeningen.
  • jaaroverzichten, zowel van uzelf, van uw partner als van uw minderjarige kinderen, van alle privé beleggingen;
  • arbeidsongeschiktheidsverzekering, jaaroverzicht, polis en betalingsbewijs;
  • lijfrente- en pensioenverzekeringen, jaaroverzicht, polis en betalingsbewijs;
  • spaarverzekeringen, zowel box beleggingen als voor aflossing hypotheek eigen woning;
  • overzichten betaalde hypotheekrente eigen woning en saldo schulden eind 2016;
  • betaalde boeterente en advieskosten oversluiten hypotheken;
  • WOZ beschikkingen 2016 (peildatum 1-1-2015) van alle in privé eigendom gehouden onroerende zaken;
  • betalingsbewijzen van alimentatie;
  • betalingsbewijzen van giften.

Want ook hier geldt des te kwalitatief beter u de administratie aanlevert, des te sneller wij de gegevens kunnen verwerken. Zo kunt u snel om de tafel met uw adviseur om de concepten 2016 te bespreken.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws