image

Je bedrijfsprocessen organiseren

Focus, drive en daadkracht. Slagen maken en doorzetten.
image

Bedrijfsprocessen organiseren

In de startfase van je onderneming moet je er voor gaan met focus, drive en daadkracht. Maar in de groeifase is het noodzaak om op basis van de in jouw startfase opgedane indrukken, inzichten en ervaringen nog meer focus een koers te bepalen. Daar dienen de processen van de onderneming op afgestemd te worden.

Een deskundige sparringpartner helpt je tijdig te anticiperen op deze groeiontwikkelingen. En helpt je ook op tijd de juiste maatregelen te nemen om het spaaklopen van je bedrijfsprocessen te voorkomen. Zorgvuldig en met daadkracht. Jouw partner begeleidt je ook bij het gefundeerd maken van de juiste keuzes in elke bestaande of nieuwe ondernemingsontwikkeling. Zodat jouw bedrijfsprocessen synchroon blijven lopen met jouw ondernemingssucces.

Administratief

In de startfase moet je je zelf en de buitenwereld overtuigen van je ondernemerskwaliteiten. Je moet je dienst of je product in de markt positioneren op een zodanige manier dat jouw onderneming bestaansrecht heeft. Vanuit een bescheiden basis en met beperkte kosten ga je aan de slag om je kost te verdienen. Je administratie kun je bij wijze van spreken zelf in Excel voeren. Om kosten te besparen en inzicht te krijgen in wat dat inhoudt is dat beslist niet verkeerd. Ook je facturen kun je in Excel of Word maken. Het is leerzaam en als je in die startfase toch nog tijd over hebt, kun je het beter zelf doen. Je kunt dat geld immers goed gebruiken.

Als je bedrijf succesvol is, kan het beter zijn om in overleg met je adviseur te investeren in goede financieel administratieve software. Software waarin je meteen je facturen maakt en inkomende digitale facturen meteen kunt verwerken. Die gekoppeld is aan de bank zodat ook betalingen en ontvangsten nagenoeg automatisch op crediteuren en debiteuren kunnen worden afgeboekt. Met een goed doordacht rekeningschema zodat er efficiënte en zinvolle managementinformatie kan worden gepresenteerd. Met eventueel ook operationeel relevante modules. Of misschien zijn er goed werkende en betaalbare branchepakketten beschikbaar of besteed je de volledige administratie uit. Wellicht zelfs inclusief facturering, debiteurenbeheer, en incasso. Of misschien neem je iemand in dienst zodat je de accountantskosten kunt besparen.

Allemaal overwegingen met financiële relevantie. Belangrijk is dat het administratieve proces optimaal wordt ingevuld. Passend bij de bedrijfsprocessen, bij de stappen die nog gemaakt gaan worden. Dit alles uiteraard in verhouding tot de financiën en de resultaten van het bedrijf. Wij begeleiden je graag bij het maken van de juiste keuzes. Met jouw belangen als uitgangspunt.

Juridisch

Misschien ben je gestart met een eenmanszaak, een v.o.f. of met één B.V. Vanuit juridisch oogpunt kan het inmiddels echter verstandiger zijn om met de onderneming een B.V. in te gaan of een tweede op te richten. Om misschien met een holding of misschien zelfs een tussenholding te werken om vermogen veilig te stellen, zoals bedrijfsmiddelen, onroerend goed, overtollige liquiditeit e.d.

Om zo risico’s af te dekken i.v.m. grotere opdrachten en grotere kansen op claims. Of misschien ben je afgetrapt met standaard algemene voorwaarden, opdrachtbevestigingen, verzekeringen e.d. om kosten te besparen maar toch iets op papier te hebben. Dan is het nu wellicht tijd om deze beter af te stemmen op je product of je dienst. Of heb je een aantal zaken met je mede-vennoot, mede-aandeelhouder of met je eigen B.V. slechts mondeling geregeld en wordt het tijd die toch eens goed en schriftelijk vast te leggen om zo toekomstige misverstanden of discussie daarover te voorkomen.

Zorg dat dit goed geregeld is voordat je nieuwe slagen gaat maken. Dit soort zaken komen vaak op het laatste plan maar moeten juist vooraf goed geregeld zijn om op basis van een goed fundament de toekomst in te gaan.

Logistiek

Als starter, zonder personeel met een bescheiden bedrijfsruimte en overzichtelijke bedrijfsprocessen is het vaak erg simpel om het overzicht te bewaren en efficiënt te handelen. Wanneer je onderneming in omvang toeneemt, is dat echter minder vanzelfsprekend en is het dan ook van groot belang dat je er voortdurend aan blijft werken om alle bedrijfsprocessen logistiek efficiënt te laten verlopen.

Operationeel, administratief, communicatief, op alle fronten. Ieder proces wat niet logisch en soepel verloopt, kost immers tijd, geld en irritatie. Het later ombuigen van processen is erg ingrijpend, zeker als je bedrijf al enige omvang heeft. Wanneer je goed nadenkt over de toekomstige stappen van je bedrijf en de daarbij behorende logistiek kunnen de aanpassingen natuurlijk verlopen. We denken daarover graag met je mee.

Organisatorisch

Ook organisatorisch verdienen de processen aandacht. De aansturing van een organisatie is een van de belangrijkste aspecten bij het op- en uitbouwen van een onderneming. De mens is immers meestal het belangrijkste bedrijfskapitaal. En meestal ook het moeilijkste aan te sturen. Tijdige en voortdurende aandacht is dus van groot belang. Wanneer een onderneming groeit, kan dat nog wel eens aan de aandacht ontglippen. Laat je daarbij dan ook tijdig ondersteunen.

Fiscaal

Als starter kan een eenmanszaak, een v.o.f. of één B.V. een prima invulling zijn voor de eerste fase. Juridisch, fiscaal en eventueel ook commercieel. Misschien slechts voor de korte termijn, soms echter ook voor vele jaren of misschien zelfs altijd. Bij een stevige groei van je bedrijf kan het echter zijn dat om allerlei redenen de oprichting van één of meerdere B.V’s raadzaam is. Zo kun je kiezen voor de oprichting van een B.V. om belasting te besparen. Of je kiest voor twee B.V.’s waarbij een B.V. als holding fungeert van waaruit managementfee in rekening wordt gebracht aan de (andere) werk-B.V. Een dergelijke structuur kan je in staat stellen om financiële stromen te stroomlijnen, dividendpolitiek te voeren, vermogen veilig te stellen en de fiscale inkomens- en vermogensposities van je onderneming en privé fiscaal te optimaliseren.

Ook de rol van ons als jouw fiscaal adviseur dient in deze processen ingebouwd te worden. Het is raadzaam om op een aantal vaste momenten contact te hebben zodat jij ons van jouw zaken en plannen op de hoogte kan brengen. Waarna wij kunnen aangeven welke relevante mogelijkheden en ontwikkelingen in onze wereld bestaan of ontstaan, zodat wij jou in de actualiteit proactief kunnen adviseren.

Regelmatig contact dus. Op het moment dat je voor relevante privé- of bedrijfsbeslissingen staat. Voor het einde van het jaar, zodat je maximaal gebruik kunt maken van de mogelijkheden die het huidige jaar biedt en kunt anticiperen op wat het nieuwe jaar aan kansen en bedreigingen biedt. En dan nog bij het samenstellen van de jaarcijfers zodat op dat moment nog de laatste fiscale finetuning kan plaatsvinden. Zo zorgen we er voor dat de fiscaliteit ook een continue dynamisch en proactief proces is. Dus geen 'ad hoc-achtige activiteit', waarbij het risico bestaat dat kansen worden gemist of zelfs fiscaal ongunstige richtingen in wordt geslagen.

Scherpe, oplossingsgerichte en proactieve advisering zit ons in de genen. Voor deze manier van werken bestaat geen handboek maar dit is gewoon 'een state of mind'. Onze state of mind.

Automatisering

Uiteraard is in de huidige tijd ook automatisering een aangelegenheid die continu om aandacht vraagt en voortdurend moet worden afgestemd op toekomstige ontwikkelingen. Nagenoeg bij alle bedrijfsprocessen speelt automatisering in meer of mindere mate een rol. Het is van groot belang dat ook de administratieve processen en de informatiestromen die vanuit de administratie kunnen worden opgeroepen zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk zijn geautomatiseerd.

Dus moet er een goede basis zijn, zodat bij groei van je bedrijf voortdurend op basis van actuele, relevante informatie geschakeld kan worden. Om zo snelheid en schepte in de ontwikkeling van het bedrijf te houden. Wij bieden je graag ondersteuning bij de inrichting van deze processen.

Heb je een vraag over het bovenstaande?