Kosten auto van de zaak aftrekbaar voor werknemer?

21 juli 2021

Maak vooraf afspraken over door de werknemer betaalde (buitenlandse) kosten!

Als de werknemer een auto van de zaak tot zijn/haar beschikking krijgt van de werkgever en daar ook privé gebruik van mag maken, dan wordt een bepaald percentage van de cataloguswaarde van de auto bij het inkomen van de werknemer geteld waarover loonheffingen zijn verschuldigd. Kortweg: over de inkomensbijtelling wegens privé gebruik van de auto van de zaak zijn loonheffingen verschuldigd.

Eigen bijdrage werknemer 

Met een eventuele (maandelijkse) eigen bijdrage van de werknemer voor het privégebruik houdt de werkgever (maandelijks) rekening door de eigen bijdrage in te houden op het nettoloon van de werknemer. Deze bijdrage trekt de werkgever tevens af van de bijtelling, waardoor per saldo minder loonheffingen over het privé gebruik van de auto zijn verschuldigd. Een voorwaarde om de eigen bijdrage in mindering te mogen brengen op de bijtelling is dat de bijdrage bestemd is als vergoeding voor het privégebruik. Een andere voorwaarde is dat werkgever en werknemer vooraf de bijdrage hebben afgesproken en gespecificeerd.

Voorbeelden

Voorbeelden van afspraken die u met uw werknemer kunt maken voor eigen bijdragen zijn:

  • kosten voor parkeren, wassen, klein onderhoud, brandstof die de werknemer maakt
  • kosten voor accessoires die geen eigendom van de werknemer zijn of worden
  • een vast bedrag per gereden privékilometer
  • een eigen bijdrage bij schade.

Let op: Uw werknemer mag een eigen bijdrage voor het privégebruik auto niet aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. Ook is aftrek van een bijdrage niet toegestaan als de werknemer geen bijtelling privégebruik auto heeft.

Bijdrage in een duurdere auto

Bij een hoger leasebedrag voor een auto uit een duurdere klasse komt het bedrag dat de werknemer aan u betaalt als compensatie voor het hogere leasebedrag in mindering op de bijtelling privégebruik auto als u met uw werknemer hebt afgesproken dat zijn hogere eigen bijdrage volledig is bedoeld als een bijdrage voor het privégebruik.

Betalingen aan derden

Verder moet u onderscheid maken tussen betalingen van de werknemer aan u en betalingen aan derden. Betaalt uw werknemer een bedrag aan derden, bijvoorbeeld voor het wassen van de auto in de wasstraat of brandstof in het buitenland tijdens de vakantiereis, dan kunnen deze betalingen niet in mindering komen op de bijtelling behalve als u vooraf met de werknemer hebt afgesproken dat de werknemer de betaling aan derden voor u of namens u doet en u die betaling verrekent als bijdrage voor het privégebruik. In dat geval mag u de betaling in mindering brengen op de bijtelling.

Let op: u mag daarnaast de bedragen niet nog eens (belastingvrij) vergoeden aan de werknemer.

U kunt er ook voor kiezen om de door de werknemer betaalde kosten van de auto aan derden te vergoeden aan de werknemer. Die vergoeding is belastingvrij als sprake is van intermediaire kosten. Dat zijn kosten die de werknemer meestal in opdracht en voor rekening van de werkgever voorschiet. Een vergoeding van deze kosten is geen loon voor de werknemer en u kunt deze dus onbelast vergoeden.

Let op: Als de werkgever zaken die de werknemer heeft voorgeschoten, daarna aan hem verstrekt of ter beschikking stelt, kan wel weer sprake zijn van loon.

Boetes

Een werkgever mag een geldboete van de werknemer wegens een verkeersovertreding niet onbelast vergoeden. Het maakt hierbij niet uit of de werknemer in de auto van de zaak rijdt of met een privéauto. Ook als de boete direct aan de werkgever is opgelegd als kentekenhouder van de auto en deze door de werkgever is betaald, zal er loonbelasting verschuldigd zijn als de boete niet op de werknemer wordt verhaald. Een boete die betaald wordt door de werknemer komt niet in mindering op de bijtelling.

Een boete die uw werknemer u betaalt, omdat hij de auto privé heeft gebruikt tegen het afgesproken verbod in, is geen eigen bijdrage voor het privégebruik.

Afdracht loonheffingen

Het saldo van de bijtelling privégebruik auto en de eigen bijdrage voor privégebruik van uw werknemer mag op kalenderjaarbasis niet negatief zijn. U moet over het positief saldo loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen betalen, en werkgeversheffing Zvw betalen of bijdrage Zvw inhouden.

Het kan voorkomen dat de eigen bijdrage in een loontijdvak meer is dan de bijtelling privégebruik auto. Dan mag het saldo in dat loontijdvak wel negatief zijn, als het totale saldo op kalenderjaarbasis maar niet negatief is. Als aan het einde van het kalenderjaar blijkt dat per saldo te veel eigen bijdrage is verrekend, kan het zijn dat u 1 of meer correcties moet doen op de eerdere aangiften loonheffingen.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws