Laptop van de zaak en thuiswerken

10 december 2021

Kan dat zonder fiscale gevolgen?

En wederom is er de verplichting om thuis te werken tenzij dit onmogelijk is. Als werkgever heeft u er belang bij dat uw werknemers ook vanuit thuis hun taken volledig, snel en plezierig kunnen uitvoeren. Zonder een goed ingerichte werkplek, snelle internetverbinding en up to date apparatuur zal dat in de huidige tijd niet bijdragen aan een optimale werk-in-uitvoering. Voelt u zich als werkgever om die reden dan verplicht om, wellicht in meer gevallen dan voorheen, een laptop, computer, tablet of iets dergelijks ter beschikking te stellen? Dat mag, maar kan dat ook zonder fiscale gevolgen?

Contact onderhouden en toegang tot de server van het bedrijf

Thuiswerken functioneert alleen als het mogelijk is om het contact tussen werkgever en werknemer en tussen werknemers onderling te onderhouden. Ook als dit eerder niet persé nodig leek, is tijdens de eerste lockdown wel gebleken dat het onderhouden van onderlinge contacten en optimale toegang tot de faciliteiten bij de werkgever van enorme waarde zijn voor de geestelijke gesteldheid van werknemers en de daaruit voortkomende productiviteit.

Laptop of computer ter beschikking stellen

Hoelang de regel van thuiswerken gaat duren weten we niet, maar de verwachting is wel dat deze maatregel als een van de laatste weer zal worden opgeheven. Kortom, we zitten er nog wel even mee. Is nu dan misschien toch het moment aangebroken voor u als werkgever om het onderhouden van contact (beter) te faciliteren. Een oplossing daarvoor is een laptop, computer, tablet of iets dergelijks aan de medewerker ter beschikking stellen, al dan niet ondersteunt door een vergoeding voor een optimale internetverbinding. Daarbij zijn allerlei fiscale regels van toepassing. Waar moet u rekening mee houden?

Regels voor vergoedingen

De regels voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zijn opgenomen in de zogenaamde ‘werkkostenregeling’. Deze regeling lijkt duidelijk: alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen loon. Om het redelijk te houden zijn er veel uitzonderingen opgenomen.

Als uitzondering op de hoofdregel geldt het vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen van noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen, e.d. Voor deze apparatuur geldt een zogenaamde ‘gerichte vrijstelling’. In de praktijk gaat het veelal om computers en mobiele communicatieapparatuur. Voor het gemak hebben we het hierna alleen over een laptop.

Gericht vrijgesteld

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van een laptop zijn gericht vrijgesteld als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • de laptop is naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (het noodzakelijkheidscriterium);
  • de werknemer moet de laptop teruggeven of de restwaarde van de laptop aan de werkgever betalen als deze niet meer nodig is voor de dienstbetrekking;
  • de voorziening mag geen onderdeel zijn van een cafetariaregeling.

Wat is ‘noodzakelijk’?

In de huidige situatie waarin thuiswerken de norm is, is contact houden met werknemers en het kunnen inloggen op de server van de zaak belangrijk en kan een laptop bijna altijd worden beschouwd als noodzakelijk. Als de werknemer privévoordeel heeft van de laptop, hoeft de werkgever dit niet tot het loon te rekenen. De werkgever mag de werknemer een eigen bijdrage vragen, bijvoorbeeld als de werknemer extra ‘luxe’ apparatuur wil.

Houden

Als de werknemer de laptop niet teruggeeft, als er bijvoorbeeld niet meer thuisgewerkt hoeft te worden, of de restwaarde niet aan de werkgever vergoedt, moet de werkgever vanaf het moment dat de werknemer de laptop niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen. Zolang het dringende thuiswerkadvies blijft bestaan, zal dit niet snel voorkomen, tenzij de werknemer uit dienst gaat. De werkgever zal niet snel in een discussie met de fiscus belanden over de noodzaak van een laptop. Gebeurt dit toch, dan moet de fiscus bewijzen dat deze niet noodzakelijk is.

Internetkosten

Als het internet bij uw werknemer thuis aan de voorwaarden voldoet, dan is de vergoeding van de abonnementskosten gericht vrijgesteld. U kunt de gerichte vrijstelling ook toepassen als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik verschuldigd is. Een kostenvergoeding voor internetgebruik naar rato van het aantal thuiswerkdagen is niet in strijd met het noodzakelijkheidscriterium. Heeft uw werknemer een 3-in-1-pakket (internet, vaste telefoon en televisie) gekocht bij een provider? Dan bepaalt u het deel van de factuur dat voor de internetaansluiting is. Eventueel gaat u na wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet. Dat gedeelte kunt u gericht vrijgesteld vergoeden. Als u de rest ook vergoedt, dan is dat loon van uw werknemer. U kunt dit loon mogelijk ook als eindheffingsloon aanwijzen en onderbrengen in de onbelaste vrije ruimte of de loonheffing voor uw rekening nemen.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws