Voor de fiscaal vriendelijke extraatjes

Het is met alle coronaperikelen wellicht een aardig idee om richting de komende feestdagen een start te maken met de oprichting van een personeelsfonds. Wat heeft uw personeel eraan? Wat kost het u en hen? Wat is het voordeel?

Personeelsfonds

Een personeelsfonds is primair bedoeld om werknemers een extraatje te geven bij een bepaalde gelegenheid. U kunt als werkgever uiteraard ook rechtstreeks een extraatje geven aan uw medewerkers, maar wanneer u een werknemer een extraatje uitkeert is dit in de regel fiscaal belast. Wellicht dat u directe belastingheffing over het extraatje kunt voorkomen door het extraatje onder te brengen in vrije ruimte van de werkkostenregeling. Ook voor 2021 bedraagt de vrije ruimte 3% van fiscale loonsom[1]. Een andere manier om hier een mouw aan te passen is het uitkeren van extraatjes via een personeelsfonds, ook wel sociaal fonds of ‘lief-en-leed-pot’ genoemd. Uitkeringen en verstrekking uit zo’n fonds zijn onder voorwaarden namelijk onbelast.

Bijdrage werkgever maximaal de helft

Wettelijk is vereist dat wanneer u als werkgever een bijdrage aan het personeelsfonds levert, uw bijdrage niet meer mag zijn dan wat uw werknemers samen in het personeelsfonds storten.

Voorbeeld. U richt een personeelsfonds op en spreekt af dat iedere werknemer die mee wil doen een bijdrage betaalt van € 10 per maand. U heeft tien werknemers in dienst, dus samen leggen deze 10 x € 10 = € 100 per maand in. U mag als werkgever dan ook maximaal € 100 per maand bijdragen. Na een jaar heeft u dan samen 12 x € 200 ofwel € 2.400 ingelegd.

Inleg uit nettoloon

Bepaald is dat werknemers de inleg moeten betalen uit hun nettoloon. U houdt op het loon dus eerst belasting in en trekt er vervolgens de nettobetaling vanaf. Uw bijdrage als werkgever is bij u gewoon als loonkosten aftrekbaar van de winst. De wet- en regelgeving eist niet dat de bijdragen periodiek moeten worden gedaan. Ook een eenmalige inleg per jaar of een eenmalige hogere inleg gedurende het jaar zou kunnen volstaan. Dat zou betekenen dat het bestuur van het personeelsfonds op een bepaald moment initiatief kan nemen tot het organiseren van bijvoorbeeld een vakantietrip en dat het personeel en de werkgever (maximaal de helft) op dat moment een nader te bepalen bijdrage storten op de fondsrekening.

Tip: heeft u een BV, dan bent u als DGA fiscaal gezien werknemer en mag u in principe ook meedoen aan het fonds. Als ondernemer in de inkomstenbelasting kunt u sowieso niet meedoen.

Wat met de opbrengst?

Wat het personeelsfonds vervolgens met de inleg doet en welke uitkeringen er verstrekt worden, maakt het personeelsfonds zelf uit. Meestal zijn er enkele personeelsleden die samen met de werkgever de aanvragen beoordelen. Deelname aan het fonds moet voor minimaal driekwart van de werknemers (of driekwart van de werknemers met dezelfde arbeidsplaats) openstaan. De uitkeringen mogen geen betrekking hebben op ziekte, adoptie, overlijden, invaliditeit en bevalling. Ook mogen werknemers geen recht hebben op een uitkering. Verder zijn er geen eisen verbonden aan de omvang en de aard van de uitkering of het cadeau. Dergelijke extraatjes zijn dan dus fiscaal onbelast.

Rechtsvorm
Een personeelsfonds wordt doorgaans in de vorm van een vereniging of stichting opgericht. Het fonds mag geen ‘doorgeefluik’ van de werkgever zijn, maar moet onafhankelijk zijn van de werkgever. Een ‘onderhands’ reglement in combinatie met een afzonderlijke bankrekening zou ook moeten volstaan. De leden / deelnemers bestaan dan uit de werknemers en de werkgever.

Uitkeringen pas na vijf jaar?

Bij het invoeren van deze fiscale faciliteit werd aangenomen dat een fonds pas vanaf vijf jaar na de oprichting uitkeringen mocht verstrekken aan het personeel. Inmiddels heeft de rechter beslist dat dit niet nodig is en dat uitkeringen dus vanaf de oprichting gedaan kunnen worden, al zal de ‘pot’ dan nog niet erg gevuld zijn (ECLI:NL:HR:2013:476).

[1] De vrije ruimte in 2021 bedraagt 3% over de eerste € 400.000 fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. In 2022 wordt de vrije ruimte over de eerste € 400.000 fiscale loonsom verlaagd naar 1,7%.

Deel dit artikel