Thuiswerkvergoeding, reiskostenvergoeding, vaste onbelaste onkostenvergoeding

10 februari 2022

Wie van de drie?

Vanaf 1 januari 2022 mag u uw thuiswerkende werknemer een onbelaste vergoeding geven om de extra kosten door het thuiswerken te vergoeden. Hoe verhoudt zich een thuiswerkvergoeding tegenover de vaste reiskostenvergoeding en onbelaste vaste onkostenvergoeding?

Onbelaste thuiswerkvergoeding

U mag uw werknemer een onbelaste vergoeding van € 2 per thuisgewerkte dag vergoeden voor thuiswerkkosten. Deze vergoeding is bedoeld voor bijv. extra energie- en waterverbruik, koffie, thee en toiletpapier en de afschrijving van een eigen bureau en bureaustoel. De thuiswerkvergoeding is een gerichte vrijstelling en maakt dus onderdeel uit van de werkkostenregeling (WKR). U hoeft hiervoor dus niet de vrije ruimte in de werkkostenregeling aan te spreken.

Eén vrijstelling per werkdag

Uw werknemer mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer naar de vaste werkplek en een vergoeding voor thuiswerkkosten ontvangen. Als uw werknemer op die dag bijvoorbeeld in de ochtend thuiswerkt en in de middag naar de vaste werkplek reist, mag u niet zowel de onbelaste thuiswerkvergoeding als de onbelaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer vergoeden. Reist uw werknemer van de thuiswerkplek naar een zakelijke relatie voor een afspraak, dan mag u naast de thuiswerkvergoeding wel een onbelaste vergoeding voor deze zakelijke reis geven, zolang maar geen sprake is van woon-werkverkeer.

Vaste werkplek

Er is sprake van een vaste werkplek als de werknemer deze plaats gebruikt in verband met het verrichten van arbeid en waarvoor voor de werkgever de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is. Bovendien moet de werknemer per kalenderjaar meer dan 40 dagen naar de desbetreffende plek reizen. Er kan dus sprake zijn van meerdere vaste werkplekken. De thuiswerkplek voldoet niet aan de voorwaarden om als vaste werkplek aangemerkt te kunnen worden.

Combinatie vaste reiskostenvergoeding en vaste thuiswerkvergoeding

Een combinatie van een vaste reiskostenvergoeding woon-werkverkeer en een vaste thuiswerkvergoeding blijft wel mogelijk, maar is ten opzichte van de regeling tot en met 2021 wel veranderd. Als u in 2022 met de werknemer afspreekt om bijvoorbeeld 2 dagen structureel thuis te werken en 3 dagen naar de vaste werkplek te reizen, dan kan een vaste onbelaste gecombineerde reis- en thuiswerkvergoeding worden verstrekt naar evenredigheid van 60% voor het reizen en 40% voor het thuiswerken. Tot en met 2021 was het mogelijk een volle vaste onbelaste reiskostenvergoeding toe te kennen aan de werknemer ook als deze 1 of 2 dagen (van de 5) in de week structureel thuiswerkte. Die mogelijkheid is vervallen. Zowel op de regeling vergoeding reiskosten woon-werkverkeer als de thuiswerkvergoeding is in 2022 de 128 en 214 dagenregeling van toepassing die u naar evenredigheid moet toepassen.

Voorbeeld fulltimer

Werkt 3 dagen per week op kantoor en 2 dagen per week thuis. Reisafstand woning-werk 20 kilometer

Voor de reiskostenvergoeding voldoet de werknemer in dit voorbeeld van een fulltimer aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij ten minste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5e van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist. In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 129 dagen (3/5e van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan afgerond € 82 per maand ((129 dagen x 20 kilometer x 2 x € 0,19)/12 maanden).

Voor de thuiswerkkostenvergoeding voldoet de werknemer in dit voorbeeld aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij ten minste 51 dagen van het kalenderjaar (2/5e van 128 dagen) thuiswerkt. In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 86 dagen (2/5e van 214 dagen) van het kalenderjaar thuiswerkt. De maximaal te ontvangen onbelaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt voor deze werknemer afgerond € 14 per maand (86 dagen x € 2/12 maanden).
De maximaal te ontvangen gecombineerde vaste reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding bedraagt onder de nieuwe regeling in dit geval dus afgerond € 96 per maand (= € 82 + € 14).

Voorbeeld parttimer

Parttimer, werkt 2 dag per week op kantoor en 1 dag per week thuis. Reisafstand woning-werk 20 kilometer

Voor de reiskostenvergoeding voldoet de werknemer in dit voorbeeld van een parttimer aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij ten minste 51 dagen van het kalenderjaar (2/5e van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist. In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 86 dagen (2/5e van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt dan afgerond € 54 per maand ((86 dagen x 20 kilometer x 2 x € 0,19)/12 maanden).

Voor de thuiswerkkostenvergoeding voldoet de werknemer in dit voorbeeld aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij ten minste 26 dagen van het kalenderjaar (1/5e van 128 dagen) thuiswerkt. In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de werknemer op ten hoogste 43 dagen (1/5e van 214 dagen) van het kalenderjaar thuiswerkt. De maximaal te ontvangen onbelaste thuiswerkkostenvergoeding bedraagt voor deze werknemer afgerond € 7 per maand (43 dagen x € 2/12 maanden).
De maximaal te ontvangen gecombineerde vaste reiskosten- en thuiswerkkostenvergoeding bedraagt onder de nieuwe regeling in dit geval dus afgerond € 61 per maand (= € 54 + € 7).

Wat spreekt u met uw werknemer af?

U kunt met uw werknemer afspreken hoeveel dagen er per week wordt thuisgewerkt. Op basis hiervan kunt u de onbelaste reiskostenvergoeding en de onbelaste thuiswerkvergoeding vaststellen. Zo hoeft u niet per werkdag bij te houden welke vergoeding u toekent. De vaste vergoeding hoeft dan ook niet te worden aangepast als er incidenteel op een thuiswerkdag toch op de vaste werkplek wordt gewerkt of andersom.

Vergoeding internetaansluiting thuis en telefoonabonnement

Naast de thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding mag u ook een vergoeding geven voor de zogenaamde gerichte vrijstellingen. Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur vallen onder de gerichte vrijstelling mits noodzakelijk voor de uitoefening van het werk. Onder computers en mobiele communicatiemiddelen wordt verstaan desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Voorbeelden van ‘dergelijke apparatuur’ zijn een organizer, een printer of een navigatiesysteem, omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.

Als het internet bij uw werknemer thuis aan de voorwaarden voldoet, dan is de vergoeding van de abonnementskosten gericht vrijgesteld. Hetzelfde geldt voor het de abonnementskosten voor de mobiele telefoon. Voorzover een mobiele telefoon al niet noodzakelijk was om effecient thuiswerken mogelijk te maken, is door alle beveiligingen die tegenwoordig worden ingebouwd om ‘op afstand’ te kunnen inloggen op het netwerk van het bedrijf, inloggen zonder een mobiele telefoon meestal niet meer mogelijk en dus noodzakelijk. Met een eventueel voordeel wegens privé gebruik van de apparatuur en dataverbindingen hoeft u geen rekening te houden. Indien gewenst mag u voor het privévoordeel dat een werknemer geniet een vergoeding vragen of slechts een deel van de kosten vergoeden. Daarmee behoort een extra vergoeding tot de mogelijkheden. Uiteraard moet er nog wel aan de andere voorwaarden van de gerichte vrijstelling worden voldaan.

Heeft uw werknemer een 3-in-1-pakket (internet, vaste telefoon en televisie) gekocht bij een provider? Dan bepaalt u het deel van de factuur dat voor de internetaansluiting is. Eventueel gaat u na wat de provider rekent voor een apart abonnement voor internet. Dat gedeelte kunt u gericht vrijgesteld vergoeden. Als u de rest ook vergoedt, dan is dat loon van uw werknemer.

Vaste kostenvergoedingen gerichte vrijstellingen

U mag vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan de voorwaarden van deze gerichte vrijstelling, zolang u maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. U moet ook altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws