UBO van uw organisatie nog niet ingeschreven? Doe het vóór 27 maart 2022

12 januari 2022

Stel niet langer uit, begin direct!

Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties zich inschrijven in het UBO-register. UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een organisatie. Organisaties moeten uiterlijk 27 maart 2022 hun UBO’s hebben ingeschreven in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel. Doen zij dat niet dan riskeren zij een boete. Wat is een UBO en heeft uw organisatie ook te maken met het UBO-register, dat leest u in dit artikel.

Tip: Begin nu! Heeft u een organisatie met meerdere BV’s en/of aandeelhouders? Begin dan tijdig met de voorbereiding van uw inschrijven. Onze ervaring is dat u veel gegevens moet verzamelen, voordat u aan de inschrijving kunt beginnen en deze (bij voorkeur in één keer) kunt voltooien. Houd er rekening mee dat het 1 maand kan duren voordat de KVK een UBO-opgave heeft verwerkt in het UBO-register. De organisatie en de UBO’s krijgen bericht van de inschrijving.

Wie mag de UBO-opgave doen namens de organisatie?

De personen die wijzigingen in het Handelsregister mogen doorgeven namens een organisatie zijn ook tekenbevoegd voor de UBO-opgave. Dit zijn bijvoorbeeld bij een rechtspersoon alle bestuurders en bijvoorbeeld alle vennoten in een VOF of maatschap.

Wat heb je als tekenbevoegde nodig bij de UBO-opgave?

  • voornamen en achternaam;
  • BSN (als de tekenbevoegde een BSN heeft);
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • bij online versturen van de opgave: DigiD en rekening op jouw naam;
  • bij per post versturen van de opgave: kopie van je geldige identiteitsbewijs.

Hoe schrijft u UBO’s in?

U start de procedure voor de inschrijving HIER. Inschrijven kan digitaal (via DigiD) of per post. U kunt uw inschrijving eerst voorbereiden. U bent verplicht om een aantal documenten bij uw inschrijving aan te leveren en het is raadzaam deze documenten vooraf te verzamelen zodat u het ‘proces’ in één keer kunt doorlopen en afronden. Voorbereiden doet u door de rechtsvorm van uw organisatie te kiezen en vervolgens krijgt u een overzicht van de aan te leveren informatie via een stappenplan.

 Wie zijn UBO’s?

Een UBO is een natuurlijk persoon die (direct of indirect) een belang, een (uitkerings)gerechtigdheid of een beslissingsbevoegdheid van meer dan 25% heeft.

  • Bij een BV of NV zijn dit de natuurlijke personen die (direct of indirect) meer dan 25% van de aandelen houden, meer dan 25% van de stemrechten kunnen uitoefenen. Beursvennootschappen zijn uitgezonderd.
  • Bij een stichting of vereniging zijn dit de natuurlijke personen die (direct of indirect) meer dan 25% van de uitkeringsrechten hebben ter zake van het (stichtings)vermogen, waaronder de winst of de reserves of op overschot na vereffening, personen die (direct of indirect) meer dan 25% van de stemrechten bij besluitvorming ter zake van wijziging van de statuten kunnen uitoefenen en/of degene die de feitelijk zeggenschap over de stichting/vereniging heeft.
  • Bij een VOF, de maatschap, de CV en rederij zijn dit de natuurlijke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang hebben van meer dan 25%, dan wel meer dan 25% van de stemmen kan uitoefenen ingeval van wijziging van de samenwerkingsovereenkomst.

U bent verplicht om ten minste één UBO te registreren. Heeft uw entiteit geen echte UBO dan moet uw onderneming een lid van het hoger leidinggevend personeel registreren als pseudo-UBO. In de praktijk zal dit een (statutair) bestuurder of vennoot zijn.

Wie de UBO’s zijn van uw organisatie bepaalt de organisatie. Op de website van KvK kunt u informatie vinden over hoe de organisatie kan bepalen wie de UBO’s zijn:

 UBO’s inschrijven verplicht?

Sinds 27 september 2020 moeten veel organisaties UBO’s inschrijven. Organisaties die voor 27 september 2020 zijn ingeschreven bij de KvK hebben tot 27 maart 2022 de tijd om hun UBO’s in te schrijven. Als ze op 27 maart 2022 de UBO’s van hun organisaties niet hebben ingeschreven zijn ze in overtreding. Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst controleert hierop. Organisaties kunnen dan bijvoorbeeld een geldboete of een taakstraf krijgen.

 Organisaties die hun UBO’s moeten inschrijven

Heeft uw organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan bent u verplicht om UBO’s in te schrijven:

  • niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
  • stichtingen;
  • verenigingen:
    • met volledige rechtsbevoegdheid
    • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • coöperaties;
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
  • rederijen;
  • Europese naamloze vennootschappen (SE);
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE);
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV).

Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.

Organisaties die geen UBO’s hoeven in te schrijven

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan hoef je geen UBO’s in te schrijven:

  • eenmanszaken;
  • beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
  • 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen;
  • verenigingen van eigenaars;
  • rechtspersonen in oprichting;
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven;
  • publiekrechtelijke rechtspersonen;
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes).

 Buitenlandse rechtspersonen

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hoeven geen UBO’s in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

Gegevens te raadplegen in het UBO-register

Doel van het register is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen van geld, corruptie, belastingontduiking, fraude en financiering van terrorisme. Een deel van de UBO-gegevens is openbaar. Het gaat hierbij om:

  • voor- en achternaam;
  • geboortemaand en geboortejaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat;
  • aard en omvang van het economisch belang van de UBO.

Afscherming gegevens

Op bepaalde gronden kan worden verzocht om afscherming van de gegevens uit het UBO-register. De gegevens moeten dus wel worden opgegeven, maar worden dan afgeschermd. Het belang blijft wel zichtbaar. Voor de FIE, bevoegde autoriteiten en de notaris zijn alle gegevens zichtbaar. Afscherming is alleen mogelijk voor minderjarigen, onder curatele-gestelde en personen op wie veiligheidsrisico’s van toepassing zijn en die onder overheidsbescherming staan (politiebescherming). Bij het afschermingsverzoek moet worden overlegd: een uittreksel uit het Centrale curatele- en bewindregister indien om afscherming van persoonsgegevens van een UBO is verzocht in verband met ondercuratelestelling of bewindvoering.

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws