Geen kilometeradministratie noodzakelijk

Gebruikt u een bestelauto (auto met grijs kenteken) binnen uw onderneming? En wordt deze auto uitsluitend zakelijk gebruikt? Dan kunt u een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen waarmee u wordt ontheven van de verplichting om een kilometeradministratie bij te houden. Als u aan alle voorwaarden voldoet heeft u geen bijtelling voor deze auto.

Voorwaarden

De voorwaarden om voor deze regeling in aanmerking te komen zijn:

• U maakt in de onderneming gebruik van een auto die voldoet aan de voorwaarden voor een grijs kenteken (kenmerken waaraan de auto moet voldoen vindt u aan het einde van de nieuwsbrief);
• U dient een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ in;
• U gebruikt de bestelauto niet privé;
• U hebt een meldingsplicht om veranderingen rond het zakelijk gebruik van de bestelauto door te geven aan de Belastingdienst;

Geen privé gebruik

Als u een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indient, mag u de bestelauto niet privé gebruiken. De Belastingdienst kan u vragen (op basis van een steekproef) het zakelijk karakter van een bepaalde rit (bijvoorbeeld op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie) aan te tonen. De Belastingdienst mag daarbij gebruik maken van camera’s toezicht. Bewaar bewijsstukken (agenda, opdrachtbevestiging e.d.) daarom goed!

Aanslag en boete

Kunt u het zakelijk gebruik niet aantonen? Dan gaat de Belastingdienst er van uit dat u meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de bestelauto. In dat geval volgt een bijtelling privé gebruik auto volgens de normale regels daarvoor. U kunt ook een boete krijgen, omdat u niet hebt voldaan aan de meldingsplicht.

Meldingsplicht

Verandert er iets in de situatie? Bijvoorbeeld omdat u een andere bestelauto gaat gebruiken? Of omdat u de bestelauto toch privé gaat gebruiken? Dan hebt u een meldingsplicht om deze veranderingen op tijd aan de Belastingdienst door te geven. Het niet nakomen van deze meldingsplicht is een overtreding waarvoor u een boete kunt krijgen.

Verklaring indienen

U kunt de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ digitaal indienen. U vindt de verklaring op het de website van de Belastingdienst of klik hier.

Verklaring intrekken

De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. U kunt de verklaring op een later moment zelf weer digitaal intrekken.

Tip! Bent u freelancer of doet u wel eens klussen tegen betaling? Mogelijk bent u dan een particulier met resultaat uit overige werkzaamheden. Ook dan kunt u een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen. Dat doet u op papier. Zie voor meer informatie: U rijdt in een auto van uw eigen bedrijf.

Begrip bestelauto (auto met een grijs kenteken)

Auto’s, niet zijnde autobussen, onder de 3500 kg maximummassa worden in beginsel als ‘personenauto’s’ aangemerkt. Van deze hoofdregel zijn uitgezonderd auto’s met een laadruimte die is voorzien van een vlakke laadvloer(***) en die voldoen aan ten minste een van de voorwaarden onder a. t/m f. hierna. Daaronder worden verstaan:

1. auto’s met een laadruimte die ten minste 130 cm hoog en 200 cm lang is;
2. pick-ups met een open laadbak die ten minste 125 cm lang is;
3. auto’s waarvan de laadruimte ten minste 25 cm hoger is dan de bovenkant van het portier van de bestuurder (verhoogd dak). De laadruimte moet ten minste 98 cm hoog en 125 cm lang zijn, mag geen zijruiten hebben aan de linkerzijde en ze moet van het bestuurdersgedeelte zijn afgescheiden door een vaste wand die ten minste 30 cm hoog is;
4. auto’s zonder verhoogd dak waarvan de laadruimte ten minste 98 cm hoog en 125 cm lang is. De laadruimte mag geen zijruiten hebben aan de linkerzijde en deze ruimte moet van het bestuurdersgedeelte zijn afgescheiden door een vaste wand over de volle hoogte en breedte van de auto. In deze wand is een vast raam van 40 cm hoog (breedte naar keuze; eventueel twee of meer vaste ramen naast elkaar) toegestaan. Ook diverse praktische voorzieningen, zoals een vast ventilatierooster en bijv. openingen om een zijdeur en/of het dak te bedienen, zijn toegestaan;
5. auto’s met een dubbele cabine die ten minste 130 cm hoog is. De laadruimte moet met een vaste wand (eventueel mag de bevestiging aan de zijwand via zijflappen zijn gerealiseerd) zijn afgescheiden van de bestuurdersruimte. In deze wand is een vast raam van 40 cm hoog (breedte naar keuze; eventueel twee of meer vaste ramen naast elkaar) toegestaan. De laadruimte mag geen zijruiten hebben aan de linkerzijde en moet over een lengte van ten minste 150 cm ten minste 130 cm hoog zijn. De lengte van de laadruimte moet ten minste twee derde van de lengte beslaan die de laadruimte zou hebben gehad als er geen dubbele cabine was. Als de dubbele cabine lager dan 130 cm is, geldt als extra eis dat de laadruimte meer dan twee keer zo lang is als de bestuurderscabine;
6. pick-ups met een dubbele cabine die wat de cabine en de lengte van de laadruimte betreft aan dezelfde eisen voldoen als genoemd onder e. hiervóór.

Deze begripsomschrijving geldt voor de omzetbelasting, de belasting op personenauto’s en motorrijwielen (bpm), de motorrijtuigenbelasting (mrb), de loonbelasting en de inkomstenbelasting voor alle auto’s, ongeacht hun bouwjaar.

***) In de vlakke laadvloer zijn toegestaan: wielkasten, profilering van de vloer, verhoogd deel boven de motor of brandstoftank en een opklapbaar deel om de motor te kunnen bereiken.

Deel dit artikel