Weer naar kantoor. Wat te doen met de laptop?

28 september 2021

Overnemen of fiscaal afrekenen?

Er wordt weer minder thuisgewerkt. Wat gaat u nu doen met de laptops, tablets, telefoons, beeldschermen die u vanwege de coronacrisis aan uw thuiswerkende werknemers heeft verstrekt?

Wat te doen met de apparatuur van de zaak?

In verband met de coronacrisis werden uw werknemers verplicht zo veel mogelijk vanuit huis te werken. U verstrekte hen daarvoor mogelijk een laptop en andere apparatuur. Nu zijn uw werknemers weer vaker op kantoor en werken ze vanaf de ‘vaste’ pc. Wat te doen met (al deze) laptop(s)? Terug naar u of kunnen deze bij de werknemer thuis blijven? Voordat we daar een antwoord op te geven, eerst even een kort overzicht van de fiscale kaders.

Noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn fiscaal vrijgesteld als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

  • de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium);
  • uw werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking;
  • de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling.

Apparatuur niet langer zakelijk gebruikt

Als werkgever zit u wellicht niet te wachten op deze waarschijnlijk commercieel al afgeschreven laptops. U kunt ze uiteraard bij uw werknemer laten staan als deze ze nog vanwege de functie nodig heeft. Maar misschien vond uw werknemer zo’n ‘eigen’ laptop wel handig en wil hij deze daarom liever ook voor enkel privégebruik houden. Hoe zit dat fiscaal?

Inhouden op het nettoloon of verlonen

Fiscaal vertegenwoordigt deze laptop nog een bepaalde waarde, namelijk de waarde die daaraan in het economisch verkeer nog kan worden toegekend. Aangezien laptops nogal snel verouderen, zal deze waarde vaak niet zo bijster hoog meer zijn. Tegen deze waarde kan de werknemer de laptop van u overnemen. U kunt dat bedrag op het nettoloon inhouden. Als uw werknemer de apparatuur niet teruggeeft of de restwaarde van de voorziening niet aan u betaalt, moet u vanaf het moment dat hij de voorziening niet meer nodig heeft, de restwaarde van de voorziening tot zijn loon rekenen.

Hoe zit het met de btw?

Bent u btw-ondernemer en heeft u destijds de btw op de aanschaf terug ontvangen of verrekend, dan moet u ook aan uw werknemer btw in rekening brengen.

Als loon in natura verstrekken

U kunt er ook voor kiezen de laptop tegen dezelfde waarde in het economisch verkeer als loon in natura te verstrekken aan de werknemer. Voor uw rekening komt dan de loonheffing die u moet inhouden en afdragen. Per saldo een voordeel voor de werknemer ten opzichte van de eerste optie.

Let op. Ook dan behoort de btw over de waarde in het economisch verkeer tot het bedrag van het loon in natura.

Vrije ruimte werkkostenregeling

U kunt dit loon mogelijk ook als eindheffingsloon aanwijzen en onderbrengen in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling. Voor 2021 bedraagt de vrije ruimte 3% van de loonsom van het bedrijf [1]. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonheffingen. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. U hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw of bijdrage Zvw te betalen of in te houden.

Internet

Als het internet bij uw werknemer thuis aan de voorwaarden voldoet, dan is de vergoeding van de abonnementskosten fiscaal vrijgesteld. Op het moment dat de laptop niet meer voor zakelijke doelen thuis wordt gebruik moet u ook stoppen met het vergoeden van het internetabonnement. Gaat u door met het vergoeden van het abonnement dan is dat loon. U kunt dit loon mogelijk ook als eindheffingsloon aanwijzen en onderbrengen in de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling.

[1] Bedraagt de loonsom meer dan € 400.000 dan is de vrije ruimte over het meerdere 1,18%

Deel dit artikel


Wil jij op de hoogte worden gehouden met interessante updates waar je echt iets aan hebt?
Schrijf je dan hier in.




Alle Nieuws